Świadectwo energetyczne przy wynajmie — kiedy jest wymagane?

Obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej dotyczy nie tylko sprzedaży, ale też najmu. Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków każe właścicielowi lub zarządcy zapewnić sporządzenie świadectwa dla budynku albo lokalu „wynajmowanego” (art. 3 ust. 1 pkt 3), a przy zawarciu umowy najmu przekazać najemcy jego kopię albo wydruk (art. 11 ust. 1 pkt 2). Poniżej wyjaśniamy, których umów to dotyczy, kiedy świadectwa nie trzeba, co wpisać do ogłoszenia i co grozi za brak dokumentu.

Każda forma najmu — długość umowy nie ma znaczenia

Przepisy nie różnicują obowiązku według długości ani rodzaju umowy. Ministerstwo Rozwoju i Technologii w wyjaśnieniach do ustawy pisze wprost, że „dopóki przedmiotem umowy najmu jest budynek lub jego część, niezależnie od okresu, na jaki umowa ta została zawarta, należy przekazać najemcy świadectwo”. Ustawa nie przewiduje też osobnych zasad dla najmu okazjonalnego, instytucjonalnego, lokali komunalnych czy mieszkań TBS — obowiązek ma każdy wynajmujący, także gmina, spółdzielnia albo osoba ze spółdzielczym prawem do lokalu.

Kiedy świadectwa przy najmie nie trzeba

Jedyne zwolnienia wynikają z art. 3 ust. 4 ustawy, a przy najmie w praktyce liczą się trzy z nich. Do tego dochodzi przypadek, w którym przedmiot najmu w ogóle nie jest „częścią budynku”.

Apartament w bloku nad morzem albo w górach nie korzysta ze zwolnienia „4 miesięcy”, nawet jeśli wynajmujesz go tylko w sezonie — liczy się przeznaczenie budynku, a budynek mieszkalny w mieście jest przeznaczony do użytkowania przez cały rok.

Wynajem pokoi — sprawa nierozstrzygnięta

Ustawa definiuje część budynku jako „zespół pomieszczeń w budynku o jednakowym przeznaczeniu, przewidzianych do odrębnego użytkowania, w szczególności lokal mieszkalny lub lokal użytkowy” (art. 2 pkt 2). Pojedynczy pokój w mieszkaniu trudno uznać za taki zespół, dlatego część komentatorów uważa, że przy najmie pokoju świadectwa nie trzeba. Ministerstwo nie wydało jednak w tej sprawie stanowiska, a sądy jej nie rozstrzygnęły.

Jedno jest pewne: świadectwa nie sporządza się dla pokoju, tylko dla całego mieszkania. Jeśli wynajmujesz mieszkanie na pokoje, bezpieczniej mieć świadectwo lokalu i dołączać jego kopię do każdej umowy — jeden dokument ważny 10 lat obsłuży wszystkich lokatorów, a spór o interpretację przestaje mieć znaczenie.

Kopia świadectwa dla najemcy — jak to wygląda w praktyce?

Od 28 kwietnia 2023 r. najemca dostaje kopię świadectwa, jeśli wynajmujący ma je w wersji papierowej, albo wydruk, jeśli świadectwo zostało sporządzone w postaci elektronicznej (art. 11 ust. 1 pkt 2). Oryginał zostaje u wynajmującego — inaczej niż przy sprzedaży, gdzie kupujący dostaje samo świadectwo. Przy najmie części budynku przekazuje się świadectwo tego lokalu, który jest przedmiotem umowy (art. 11 ust. 5).

• Kiedy: przy zawarciu umowy najmu — nie później. Dawne przepisy, które pozwalały najemcy żądać świadectwa w ciągu dwóch miesięcy, uchylono w 2023 r.
• Bez zrzeczenia: najemca nie może zrzec się prawa do kopii (art. 11 ust. 4), więc klauzula „najemca rezygnuje ze świadectwa” nic nie daje.
• Potwierdzenie: wpis w umowie nie jest wymagany, ale MRiT zaleca go jako dowód. Wystarczy zdanie „najemca otrzymał wydruk świadectwa charakterystyki energetycznej nr …” i wydruk jako załącznik. PDF wysłany dodatkowo mailem nie zaszkodzi.

Wskaźniki w ogłoszeniu o najmie

Jeżeli dla lokalu zostało już sporządzone świadectwo, w ogłoszeniu lub reklamie najmu trzeba podać pięć wartości (art. 13):

Obowiązek dotyczy wynajmującego i pośrednika działającego na jego zlecenie, a ustawa nie rozróżnia nośnika — liczy się tak samo ogłoszenie na portalu, jak w gazecie. Dwie rzeczy warto wiedzieć: przepis działa tylko wtedy, gdy świadectwo już istnieje, więc ustawa nie nakazuje sporządzać go przed publikacją ogłoszenia, a za brak wskaźników w ogłoszeniu ustawa nie przewiduje kary — art. 41 obejmuje tylko nieprzekazanie świadectwa najemcy. O rachunkach najwięcej mówi EK; EP ocenia budynek łącznie ze źródłem energii i przy ogrzewaniu prądem bywa wysokie mimo niskiego zużycia.

Kto zamawia i płaci za świadectwo przy najmie?

Obowiązek — a więc i koszt — spoczywa na wynajmującym: właścicielu, zarządcy albo osobie, której przysługuje spółdzielcze prawo do lokalu. To on zamawia świadectwo przed zawarciem pierwszej umowy. Koszt jest jednorazowy i niewielki na tle przychodów z najmu — świadectwo dla mieszkania zaczyna się u nas od 119,00 zł, a szczegółowy cennik znajdziesz w artykule ile kosztuje świadectwo energetyczne.

Czy trzeba zamawiać nowe świadectwo dla każdego najemcy?

Nie. Świadectwo jest ważne przez 10 lat od sporządzenia (art. 14 ust. 1) i w tym czasie obsługuje kolejne umowy z różnymi najemcami — każdemu przekazujesz kopię tego samego dokumentu. Traci ważność wcześniej tylko wtedy, gdy roboty budowlane lub instalacyjne zmienią charakterystykę energetyczną lokalu (art. 14 ust. 2): wymiana okien, źródła ciepła albo docieplenie. Więcej w artykule o ważności świadectwa.

Przy przedłużeniu umowy z tym samym najemcą obecna ustawa nie wymaga niczego nowego — obowiązek powstaje przy zawarciu umowy, a najemca ma już kopię. Jeśli jednak przy przedłużeniu podpisujecie nową umowę, dołącz kopię ponownie: to nic nie kosztuje, a zamyka temat.

Wynajmuję kilka mieszkań — jak to ogarnąć?

Świadectwo sporządza się dla konkretnego lokalu, więc każde mieszkanie w portfelu potrzebuje własnego dokumentu. Dane większości mieszkań na wynajem są proste — metraż, rok budowy, źródło ciepła, okna — więc formularz dla kolejnych lokali wypełnia się w kilka minut. Przy większej liczbie świadectw, np. dla całego portfela inwestycyjnego, przygotujemy indywidualną wycenę pakietową; wystarczy napisać na adres z sekcji kontakt.

Co grozi za brak świadectwa przy najmie?

Nieprzekazanie najemcy kopii świadectwa jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny (art. 41 ust. 1 pkt 3) — od 20 do 5 000 zł według ogólnej reguły kodeksu wykroczeń. Tej samej karze podlega osoba działająca w imieniu wynajmującego, np. zarządca najmu albo pracownik spółki (art. 41 ust. 2). Nikt nie kontroluje umów najmu z urzędu: MRiT wyjaśnia, że karę orzeka sąd rejonowy na wniosek osoby, która świadectwa nie otrzymała, a oskarżycielem jest policja.

Umowa zawarta bez świadectwa pozostaje ważna — ustawa nie przewiduje jej nieważności. Ryzyko pojawia się więc zwykle wtedy, gdy relacja z najemcą się psuje: brak świadectwa staje się dodatkowym argumentem w sporze o kaucję czy rozwiązanie umowy. Szczegóły w artykule co grozi za brak świadectwa energetycznego.

Co się zmieni: dyrektywa EPBD

Nowa dyrektywa o charakterystyce energetycznej budynków (UE) 2024/1275 zaostrza zasady dla wynajmujących. Art. 20 wymaga, żeby lokal oferowany pod wynajem miał świadectwo już na etapie ogłoszenia, a reklamy — także na portalach z wyszukiwarkami nieruchomości — podawały wskaźnik i klasę energetyczną. Świadectwo ma być też okazywane przyszłemu najemcy i przekazywane przy przedłużeniu umowy najmu. Państwa mają prowadzić wyrywkowe kontrole ogłoszeń.

Termin wdrożenia minął 29 maja 2026 r., ale we wrześniu 2026 r. polska ustawa nie została jeszcze zmieniona, a świadectwa nie zawierają klas. Do czasu nowelizacji obowiązują zasady opisane wyżej. Jeśli dziś zamawiasz świadectwo, jest ono ważne 10 lat — dyrektywa nie wymaga wymiany ważnych dokumentów.

Osobną sprawą jest rejestracja najmu krótkoterminowego: unijne rozporządzenie 2024/1028 stosuje się od 20 maja 2026 r., a w Sejmie trwają prace nad ustawą o wykazie obiektów noclegowych. Ani rozporządzenie, ani rządowy projekt ustawy nie dotyczą świadectw charakterystyki energetycznej — obowiązek wynajmującego nadal wynika wyłącznie z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków.

Jak zamówić świadectwo dla mieszkania na wynajem?

Cały proces przeprowadzisz online: wypełniasz formularz danymi lokalu, dołączasz zdjęcia i płacisz przez internet. Uprawniony audytor sporządza świadectwo, rejestruje je w centralnym rejestrze i wysyła PDF z podpisem elektronicznym na Twój e-mail — standardowo w 1–2 dni robocze, z dodatkiem Express 8H (dopłata 99,00 zł) w ciągu 8 godzin roboczych. Wydruk od razu możesz dołączyć do umowy najmu, a wskaźniki przepisać do ogłoszenia. Jeśli wynik chcesz poprawić przed publikacją oferty, zajrzyj do artykułu jak obniżyć wskaźnik EP przed sprzedażą lub wynajmem.